Une file d’attente. Trois issues. Aucun fil d’e-mails.
Les demandes d’absence transforment les discussions sur les congés en une file d’attente dotée d’un journal d’audit. Les collaborateurs soumettent depuis l’app — ils choisissent les dates, voient leur solde actuel et ajoutent une note s’ils le souhaitent. Les managers examinent depuis une file unique qui montre l’impact sur le solde, les shifts en conflit, qui est déjà absent et l’historique récent des absences de la personne. Trois décisions sont possibles : approuver (impute l’absence et ajuste le solde), refuser (en douceur pour « essaie d’autres dates », ou fermement pour « non »), retirer (annule une approbation précédente quand les circonstances changent). Chaque changement s’écrit dans le journal des transactions avec horodatage, auteur et motif — visible pour les auditeurs, utile quand une question de salaire remonte des mois plus tard.
Ce que signifie chaque décision.
Même file d’attente, conséquences différentes pour la personne.
Impute l’absence.
Le solde se met à jour et la personne est marquée absente sur le planning : les jours imputés apparaissent donc en conflit sur les shifts qui lui sont encore attribués. Elle reçoit une notification avec les dates et le solde restant.
En douceur ou fermement.
« À ajuster » (en douceur) permet à la personne de redemander avec d’autres dates. « Refusée » (ferme) clôt la demande — quand la réponse est non, pas « réessaie ». Les deux écrivent un motif dans le journal d’audit.
Annule une approbation précédente.
Pour quand les circonstances changent après l’approbation — un trou de couverture apparaît, le besoin de l’exploitation évolue. Les jours retournent au solde de la personne, qui est notifiée avec un motif.
Ce que voit la personne et ce que tu vois.
Dans l’app.
Sélecteur de dates, type d’absence, note facultative. Le solde actuel est visible avant l’envoi. Après l’envoi : le statut se met à jour au fil de l’approbation. Le calendrier affiche les absences en attente et approuvées à côté des shifts planifiés.
Dans la file d’attente.
Toutes les demandes en attente, triables par date, par personne ou par type. Chaque ligne montre : le solde après cette demande, les shifts en conflit, qui d’autre est absent ces jours-là, l’historique récent des absences. La décision tient en un clic. Champ de motif — visible par la personne en cas de refus, interne en cas de retrait.