Fixe les règles. Puis oublie-les.
Les politiques d’absence sont le règlement qui définit comment les congés fonctionnent dans ton entreprise. Une politique définit quatre choses : combien de congés sont octroyés, comment ils s’acquièrent au fil du temps, ce qui est reporté en fin d’année et à qui la politique s’applique. Tu peux avoir plusieurs politiques de types différents — les vacances en politique par solde, la maladie en politique par épisode, la direction en illimité — et rattacher chacune à un type de contrat ou à des personnes précises. Les entrées en cours d’année sont calculées au prorata automatiquement ; les ajustements de droits liés à l’ancienneté se reportent sans intervention manuelle. Une fois la politique en place, chaque demande approuvée, chaque bascule d’année d’absence et chaque anniversaire de contrat met à jour le solde de la personne sans que personne ne touche à une calculatrice.
Choisis comment les absences doivent fonctionner.
La plupart des équipes en utilisent une. Certaines en utilisent deux ou trois pour des catégories d’absence différentes.
Solde
Un nombre de jours auxquels tu as droit. Acquis par mois, par période de paie, ou crédités en début d’année. Reportés avec plafond et expiration facultatifs. À utiliser pour les vacances.
Épisode
Suit une maladie continue comme un événement unique, rattaché à une fenêtre de droits liée à l’ancienneté. Utilisé par l’EFZG suisse, le maintien du salaire allemand et leurs équivalents dans les autres pays pris en charge.
Illimité
Pas de compteur, pas de solde, pas de plafond. La règle, c’est « utilise-les avec discernement ». Courant pour les postes de direction ou au forfait, où les congés relèvent de la confiance et non du décompte.
Cinq minutes par politique.
Ou le temps qu’il te faut pour lire les quatre questions et choisir les réponses.
Choisis le type.
Solde, épisode ou illimité. Tu peux avoir des politiques de types différents dans la même entreprise.
Définis l’acquisition.
Par mois, par période de paie, crédités en début d’année, ou selon les heures travaillées. Calculée au prorata automatiquement pour les entrées en cours d’année.
Définis le report.
Combien de jours passent à l’année suivante. Plafond facultatif pour que les soldes ne gonflent pas indéfiniment. Expiration facultative pour que les jours reportés s’éteignent.
Applique-la.
Rattache la politique à un type de contrat ou à une personne précise. Son droit se met à jour automatiquement — proratisation comprise si sa date d’entrée tombe en cours de période.
Deux vues, deux niveaux de détail.
Dans l’app.
Le solde actuel en jours. Ce qui est acquis à ce stade de la période, et la projection à fin d’année. Les demandes en attente et approuvées sur un calendrier. Ce qui sera reporté en fin d’année.
Dans le tableau de bord.
Les soldes de toute l’équipe, personne par personne. Le journal des transactions — chaque octroi, acquisition, imputation, annulation. L’impact sur la couverture quand quelqu’un demande des congés. Les opérations groupées : octroyer les reports, ajuster les soldes, changer de politique en cours d’année.