Des heures approuvées au fichier prêt pour la paie.
Le cycle de paie est le flux qui transforme les heures approuvées en un fichier prêt pour la paie. Le planning a déjà eu lieu, le rapport d’heures a été approuvé ligne par ligne, le journal des absences reflète chaque imputation. C’est l’approbation qui verrouille chaque ligne — il n’y a pas de période distincte à clôturer. Ouvre le récapitulatif de paie : il affiche les totaux par collaborateur — heures, majorations, absences, déductions — calculés selon les règles de travail du pays, sans calcul manuel. Vérifie les exceptions (approbations manquantes, paliers d’heures supplémentaires atteints, absences qui chevauchent des shifts travaillés), puis exporte. Pas de double saisie, pas de rapprochement de dernière minute, pas de soirée passée à reconstruire le mois dans Excel.
Quatre étapes. Tu en as déjà fait l’essentiel.
L’étape 1 s’est jouée pendant le cycle. Le reste consiste à lire les chiffres.
Approuve le rapport d’heures, ligne par ligne.
Le manager confirme chaque ligne. La plupart passent sans accroc ; celles qui sont signalées reçoivent l’attention. Approuver une ligne la verrouille pour la paie — aucune modification ne passe ensuite sans retirer l’approbation.
Ouvre le récapitulatif de paie.
Les totaux par collaborateur : heures, majorations, absences prises, déductions, salaire brut. Le récapitulatif que tu construirais sinon dans Excel, découpé selon ta fréquence de paie.
Vérifie les exceptions.
Tout ce qui est signalé : approbations manquantes, paliers d’heures supplémentaires atteints, absences qui chevauchent des shifts travaillés. Dernier contrôle croisé avant l’export.
Exporte.
CSV, XLSX ou PDF — les formats que ton prestataire de paie accepte. Envoie le fichier ou partage un accès en lecture seule avec ta fiduciaire.
Trois habitudes que le cycle remplace.
Tenir le tableau de paie en parallèle.
Tu cesses de rapprocher Excel du planning et du rapport d’heures. Le récapitulatif est ce que tu exportes, et il est déjà juste.
Calculer les majorations à la main.
Dimanche, nuit, paliers d’heures supplémentaires — tout est calculé automatiquement selon la règle de travail. Tu vérifies ; tu ne calcules pas.
Courir après les départs non timbrés la veille de la paie.
Les signalements apparaissent pendant le cycle, pas la veille au soir. Le manager les traite au fil de l’eau plutôt que dans l’urgence.