Une heure de configuration. Des années de planning.
Chaque shift du calendrier renvoie à une personne, un poste et un site. La configuration, c’est là que tu définis ces trois dimensions et les règles qui les lient — quels types de contrat s’appliquent où, pour quels postes chaque personne est qualifiée, quels jours fériés chaque site observe. La plupart des équipes bouclent la configuration initiale en une heure et n’y reviennent qu’à l’embauche, à l’ouverture d’un site ou lors d’un changement de classification des rôles. Une fois faite, le planificateur a tout ce qu’il lui faut pour proposer les bons candidats à chaque shift que tu crées — et pour signaler les conflits avant qu’ils n’atteignent la paie.
Cinq choses, dans cet ordre.
Chaque étape s’appuie sur la précédente. Sauter une étape, c’est refaire du travail.
Ajoute tes sites.
Un par lieu physique. Chaque site peut avoir ses propres règles de travail, ses jours fériés et son pays — utile pour les exploitations transfrontalières.
Ajoute zones et postes.
Les zones regroupent les postes à l’intérieur d’un site (salle / cuisine, surface de vente / réserve). Les postes sont les rôles que les gens occupent.
Invite tes collaborateurs.
Invitation par e-mail. Ils activent eux-mêmes leur compte, définissent leur mot de passe et choisissent leur langue.
Définis l’éligibilité.
Indique quels postes chaque personne peut occuper et sur quels sites. Le planificateur ne la proposera comme candidate que là où elle est qualifiée.
Choisis les types de contrat.
Plein temps, temps partiel, horaire, sur appel. Chacun porte ses propres règles de temps de travail, politiques d’absence et seuils d’heures supplémentaires.
Facultatif, mais bon à savoir.
Rien de tout cela n’est nécessaire pour commencer à planifier — ajoute-le quand tu en as besoin.
Qualifications
Affine qui peut occuper un créneau au-delà de la seule éligibilité au poste. Un barman peut aussi être barista ; une infirmière peut aussi être préleveuse.
Jours fériés
Jours fériés légaux et régionaux préchargés par pays. Ajoute-en manuellement pour les fermetures d’entreprise, les inaugurations ou les blocs de haute saison.
Paie et budgets
Ta fréquence de paie fixe le cycle (hebdomadaire, toutes les deux semaines, mensuel). Les budgets fixent l’objectif de coût de personnel auquel le rapport de prévision se compare, sur la période que tu choisis.