Regeln setzen. Vergessen.
Abwesenheits-Richtlinien sind das Regelbuch, wie Abwesenheit in deiner Firma funktioniert. Eine Richtlinie definiert vier Dinge: wie viel gewährt wird, wie es über Zeit anwächst, was am Jahresende überträgt, und für wen sie gilt. Du kannst mehrere Richtlinien unterschiedlicher Typen haben — Ferien als Saldo-Richtlinie, Krankheit als Spell-Richtlinie, Senior-Führungskräfte auf unbegrenzt — und jede an eine Anstellungsart oder an einzelne Personen hängen. Unterjährige Eintritte werden automatisch pro-rata gerechnet; dienstjahr-abhängige Erhöhungen rollen ohne Handarbeit weiter. Sobald eine Richtlinie steht, aktualisiert jeder genehmigte Antrag, jeder Urlaubsjahr-Wechsel und jedes Anstellungs-Jubiläum den Saldo, ohne dass jemand zum Taschenrechner greift.
Wähl, wie Abwesenheit funktionieren soll.
Die meisten Teams nutzen eine. Manche zwei oder drei für verschiedene Kategorien.
Saldo
Eine Anzahl Tage Anspruch. Wächst pro Monat, pro Lohnperiode oder als Jahresvorab. Übertrag mit optionalem Cap und Verfall. Für Ferien.
Spell
Erfasst aufeinanderfolgende Krankheit als ein Ereignis, gekoppelt an ein dienstjahr-abhängiges Anspruchsfenster. Im Schweizer EFZG (Art. 324a OR), in der deutschen Lohnfortzahlung und in den Pendants der anderen unterstützten Länder.
Unbegrenzt
Kein Zähler, kein Saldo, kein Cap. Die Richtlinie lautet 'nutz es vernünftig.' Üblich für Senior- oder voll-saläre Rollen, wo Abwesenheit Vertrauenssache ist.
Fünf Minuten pro Richtlinie.
Oder so lange, wie du brauchst, um die vier Fragen zu lesen und Antworten zu wählen.
Typ wählen.
Saldo, Spell oder unbegrenzt. Du kannst verschiedene Typen in derselben Firma haben.
Anwachs setzen.
Pro Monat, pro Lohnperiode, als Jahresvorab oder basierend auf gearbeiteten Stunden. Pro-rata für unterjährige Eintritte automatisch.
Übertrag setzen.
Wie viele Tage am Jahresende rollen. Optionales Cap, damit Salden nicht ins Unendliche wachsen. Optionaler Verfall, damit Übertrags-Tage ablaufen.
Anwenden.
Richtlinie an eine Anstellungsart oder eine einzelne Person hängen. Anspruch aktualisiert automatisch — inkl. Pro-rata, wenn der Eintritt unterjährig ist.
Zwei Sichten, eine Quelle.
Gleiche Daten, unterschiedliche Tiefe.
In der App.
Aktueller Saldo in Tagen. Bisher in der Periode angewachsen, Hochrechnung aufs Jahresende. Offene und genehmigte Anträge im Kalender. Wie viel am Jahresende übertragen wird.
Im Dashboard.
Saldo pro Person im Team. Das Transaktions-Log — jede Gewährung, jeder Anwachs, jede Buchung, jede Reversal. Besetzungs-Impact, wenn jemand Abwesenheit beantragt. Massenoperationen: Übertrag gewähren, Saldi anpassen, Richtlinie unterjährig wechseln.