Regeln setzen. Vergessen.
Abwesenheitsrichtlinien sind das Regelbuch dafür, wie Abwesenheit in deinem Unternehmen funktioniert. Eine Richtlinie legt vier Dinge fest: wie viel gewährt wird, wie der Anspruch mit der Zeit wächst, was am Jahresende übertragen wird und für wen sie gilt. Du kannst mehrere Richtlinien verschiedener Art führen — Ferien als Saldo-Richtlinie, Krankheit als Richtlinie je Krankheitsfall, Führungskräfte auf unbegrenzt — und jede an eine Anstellungsart oder an einzelne Personen hängen. Unterjährige Eintritte werden automatisch anteilig berechnet; Erhöhungen nach Dienstjahren laufen ohne Handarbeit weiter. Sobald eine Richtlinie steht, aktualisieren jeder genehmigte Antrag, jeder Wechsel des Abwesenheitsjahres und jedes Dienstjubiläum den Saldo, ohne dass jemand zum Taschenrechner greift.
Wähl, wie Abwesenheit funktionieren soll.
Die meisten Teams nutzen eine. Manche zwei oder drei für verschiedene Kategorien.
Saldo
Eine Anzahl Tage Anspruch. Wächst pro Monat, pro Lohnperiode oder wird zu Jahresbeginn im Voraus gutgeschrieben. Übertrag mit optionaler Obergrenze und Verfall. Für Ferien.
Krankheitsfall
Erfasst zusammenhängende Krankheit als ein einziges Ereignis, gekoppelt an ein Anspruchsfenster nach Dienstjahren. So in der Schweiz nach Art. 324a OR, in der deutschen Entgeltfortzahlung und in den Pendants der übrigen unterstützten Länder.
Unbegrenzt
Kein Zähler, kein Saldo, keine Obergrenze. Die Richtlinie lautet „nutz es vernünftig“. Üblich für Führungs- und Monatslohnrollen, wo Abwesenheit Vertrauenssache ist.
Fünf Minuten pro Richtlinie.
Oder so lange, wie du brauchst, um die vier Fragen zu lesen und Antworten zu wählen.
Art wählen.
Saldo, Krankheitsfall oder unbegrenzt. Du kannst verschiedene Arten im selben Unternehmen führen.
Ansammlung festlegen.
Pro Monat, pro Lohnperiode, im Voraus für das ganze Jahr oder anhand der gearbeiteten Stunden. Bei unterjährigen Eintritten rechnet Shiftavo automatisch anteilig.
Übertrag festlegen.
Wie viele Tage am Jahresende übertragen werden. Optionale Obergrenze, damit Salden nicht endlos wachsen. Optionaler Verfall, damit übertragene Tage ablaufen.
Anwenden.
Die Richtlinie an eine Anstellungsart oder an eine einzelne Person hängen. Der Anspruch aktualisiert sich automatisch — anteilig, wenn der Eintritt unterjährig ist.
Zwei Sichten, unterschiedliche Tiefe.
In der App.
Aktueller Saldo in Tagen. Was in der laufenden Periode bereits angesammelt wurde, dazu die Hochrechnung aufs Jahresende. Offene und genehmigte Anträge im Kalender. Und wie viel am Jahresende übertragen wird.
Im Dashboard.
Saldo pro Person im Team. Das Transaktionsjournal — jede Gewährung, jede Ansammlung, jede Buchung, jede Stornierung. Die Auswirkung auf die Besetzung, wenn jemand Abwesenheit beantragt. Und Massenaktionen: Übertrag gewähren, Salden anpassen, Richtlinie unterjährig wechseln.