Zwanzig Minuten am Sonntag. Fertig.
Der Stundenrapport ist die Manager-Sicht, auf der gearbeitete Zeit geprüft und für den Lohn freigegeben wird. Jede vergangene Schicht wird zu einer Zeile, die schon weiss, was passieren sollte — geplante Zeiten, geplante Pausen, erwartete Zuschläge. Die tatsächlichen Stempelzeiten werden mit dem Plan verglichen, und die Zeile markiert, wo die Realität abweicht: zu spät, zu früh gegangen, Ausstempeln fehlt, nicht erschienen. Zuschläge für Sonntagsarbeit, Nachtschichten und Überstundenstufen berechnet Shiftavo automatisch nach der Arbeitsregel des jeweiligen Landes. Die Aufgabe des Managers: markierte Zeilen anschauen, die Abweichung annehmen oder korrigieren, jede Zeile bestätigen. Bestätigte Stunden werden freigegeben, und freigegebene Stunden sind die, die ausbezahlt werden.
Drei Dinge, die du nicht mehr machst.
Zeitberechnungen von Hand.
Zuschläge, Pausen, Überstundenstufen — alles nach der Arbeitsregel berechnet. Du prüfst, du rechnest nicht.
Streitfälle rückwärts aufrollen.
Jede Änderung landet mit Zeitstempel und Urheber im Änderungsprotokoll. Wenn jemand eine Lohnzahlung hinterfragt, hast du die Belege.
Das Lohn-Excel pflegen.
Was du freigibst, wird zum Export. Nichts am Sonntagabend abtippen, nichts aufräumen, bevor du ihn weiterschickst.
Erst bestätigen die Mitarbeitenden. Dann gibst du frei.
In der Schweiz, in Deutschland und in Österreich ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, jede Stunde zu erfassen — und die Selbstdeklaration durch die Mitarbeitenden ist der übliche Weg, diese Pflicht zu erfüllen. Shiftavo unterstützt das direkt. Schalte die doppelte Freigabe ein, und jede Zeile braucht zwei Unterschriften: Die Person bestätigt, dass ihre Stunden stimmen, dann gibt ein Manager sie frei. Das Ausstempeln am Kiosk gilt als Bestätigung, also unterschreibt das meiste Personal ganz ohne Zusatzaufwand. Eine Zeile lässt sich erst freigeben, wenn sie bestätigt ist — und wer die Zeiten nachträglich ändert, löscht damit die Bestätigung, sodass niemand unbemerkt Stunden anpasst. Ist jemand ausgetreten, bestätigt ein Manager stellvertretend, und die Zeile hält fest, wer es war. Lieber den einfacheren Weg? Lass es bei der Freigabe allein durch den Manager — eine einzige Einstellung, die je nach Land passend voreingestellt ist.