Eine Stunde einrichten. Jahrelang planen.
Jede Schicht im Kalender hängt an einer Person, einer Position und einem Standort. Beim Einrichten legst du diese drei Dimensionen fest und dazu die Regeln, die sie verbinden — welche Anstellungsarten wo gelten, für welche Positionen jede Person qualifiziert ist und welche Feiertage an welchem Standort gelten. Die meisten Teams haben die Ersteinrichtung in einer Stunde erledigt und ändern sie nur noch, wenn sie jemanden einstellen, einen neuen Standort eröffnen oder Rollen anders zuschneiden. Sobald das steht, hat die Planung alles, was sie braucht, um zu jeder Schicht die passenden Personen vorzuschlagen — und Konflikte zu markieren, bevor daraus Lohn wird.
Fünf Dinge, in dieser Reihenfolge.
Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf. Überspringen heisst nacharbeiten.
Standorte hinzufügen.
Einen pro physischem Standort. Jeder kann eigene Arbeitsregeln, Feiertage und länderspezifische Abweichungen haben — nützlich für grenzüberschreitende Betriebe.
Bereiche und Positionen hinzufügen.
Bereiche gruppieren Positionen innerhalb eines Standorts (Service / Küche, Verkaufsfläche / Lager). Positionen sind die Rollen, in denen Leute arbeiten.
Team einladen.
Per E-Mail-Einladung. Mitarbeitende aktivieren ihr Konto selber, setzen ihr Passwort und wählen ihre Sprache.
Eignung festlegen.
Festhalten, welche Positionen jede Person an welchem Standort übernehmen kann. Die Planung schlägt sie nur dort vor, wo sie qualifiziert ist.
Anstellungsarten wählen.
Vollzeit, Teilzeit, Stundenlohn, Pikettdienst. Jede bringt eigene Arbeitszeitregeln, Abwesenheitsrichtlinien und Überstundenschwellen mit.
Optional, aber gut zu wissen.
Nichts davon ist nötig, um loszulegen — nimm es dazu, wenn du es brauchst.
Qualifikationen
Wer eine Schicht übernehmen kann — feiner als nur über die Position. Eine Barkeeperin kann auch Barista sein; eine Pflegefachperson beherrscht vielleicht auch die Blutentnahme.
Feiertage
Gesetzliche und regionale Feiertage sind pro Land hinterlegt. Ergänze eigene Tage für betriebsfreie Tage, Eröffnungsanlässe oder Sperrzeiten in der Hochsaison.
Lohn & Budgets
Dein Lohnintervall bestimmt den Lohnzyklus (wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich). Budgets setzen das Ziel für die Personalkosten, mit dem die Prognose vergleicht — über den Zeitraum, den du wählst.