Eine PIN lässt sich weitergeben. Ein Gesicht nicht.
Das Stempeln für andere ist das älteste Problem der Schichtarbeit: Eine Person kommt herein und stempelt mit zwei PINs. Das Foto-Stempeln schliesst diese Lücke, indem zu jeder Kiosk-Stempelung ein einzelnes Standbild gespeichert wird. Wichtig ist, was welche Hälfte belegt: Das Tablet hängt fest an der Wand und belegt damit bereits den Ort. Das Foto belegt, wer davorstand. Zusammen ergibt das genau das Paar, das zählt — und genau deshalb fragen wir nie das Handy nach seiner Position. Die Fotoaufnahme ist standardmässig aus und bleibt aus, bis du sie für deinen Betrieb einschaltest und danach pro Standort. Am Stundenrapport ändert sie nichts: dieselbe Zeile, dasselbe Bestätigen, dieselbe Freigabe — mit einem Vorschaubild daran.
Auslösen ohne Auslöser.
Die Schlange beim Schichtwechsel ist real. Nichts hier kostet einen zusätzlichen Tipp.
Das Foto entsteht nebenbei beim Stempeln.
Die Kamera läuft als gespiegelte Live-Vorschau neben dem PIN-Feld. Der Tipp auf „Einstempeln“ nimmt das Bild auf. Kein separater Kamera-Knopf, kein Bestätigen, keine Wiederholung — eine Wiederholung liesse jemanden das vorteilhafteste Bild aussuchen und schwächt den Nachweis.
Wer stempelt, sieht sich selbst.
Live-Vorschau plus eine Zeile, die benennt, was aufgenommen wird, wozu und wer es ansehen darf. Kein Zustimmungsfenster auf einem geteilten Tablet — ein Pop-up auf dem Weg an die Bar ist keine informierte Einwilligung. Der Hinweis gehört ins Arbeitsverhältnis.
Eine defekte Kamera stoppt keine Stempelung.
Berechtigung entzogen, keine Hardware, schwarzes Bild, Upload-Fehler — die Stempelung wird ohne Foto erfasst und als fehlendes Foto markiert. Die Arbeitszeiterfassung ist die stärkere Pflicht; die Nachweisebene darf sie nie überstimmen.
Uploads versuchen es im Hintergrund erneut.
Fotos warten auf dem Tablet, versuchen es mit Verzögerung erneut und überstehen den nächtlichen Neustart der Seite. Fällt die Kamera eines Geräts wiederholt aus, wird es als wartungsbedürftig markiert und die Managerinnen und Manager des Standorts bekommen eine Meldung — eine, nicht eine pro Stempelung.
Ein Ort zum Hinschauen.
Fotos, die nie jemand ansieht, sind genau das, was Aufsichtsbehörden büssen. Darum liegt die Durchsicht dort, wo du ohnehin arbeitest.
Vorschaubilder auf der Zeile, die du sowieso liest.
Öffne die Bearbeitung einer Schicht im Stundenrapport, und die Stempelfotos stehen dort — direkt neben den Zeiten. Kein zweiter Posteingang, keine separate Galerie, an die man denken müsste.
Ungeprüft bleibt ungeprüft, bis jemand hinsieht.
Jedes Foto trägt die Markierung „Nicht geprüft“, bis jemand auf „Als geprüft markieren“ tippt — mit Stempel, wer und wann. Dieser Stempel ist dein Nachweis, dass die Durchsicht wirklich stattfindet. Die Markierung verschwindet nicht von selbst.
Standort-Managerinnen und -Manager aufwärts. Und die Person selbst.
Mitarbeitende sehen ihre eigenen Fotos im eigenen Stundenrapport, ohne Prüf-Aktion. Niemand blättert durch fremde Bilder. Die Durchsicht verschickt keine Benachrichtigungen — die Markierung reicht.
Gelöscht nach deinem Zeitplan.
Du legst fest, wie lange Fotos leben — zwischen 1 und 90 Tagen, standardmässig 30. Ein nächtlicher Lauf löscht alles Ältere: zuerst die Datenbankzeilen, danach die Dateien, mit einem Protokoll über die Anzahl. Gespeichert wird in einem privaten Bucket mit eigenem Präfix pro Betrieb; Bilder werden serverseitig als JPEG mit 800 px neu kodiert, Metadaten werden entfernt, und ausgeliefert wird nur über kurzlebige Links.
Die Stempelung selbst wird nie gelöscht. Zeiten, Pausen und der Vermerk, dass der Fotomodus aktiv war, bleiben als Lohndaten bestehen, lange nachdem das Bild weg ist. Die Aufbewahrungsfrist entfernt das Bild, nicht die Stunden.
Drei Dinge schuldest du deinem Team, und die können wir dir nicht abnehmen. Informiere deine Mitarbeitenden vorher schriftlich, bevor du das einschaltest. Sei in der Lage zu sagen, warum du es brauchst — ein belegtes Problem mit fremden PINs, kein Bauchgefühl. Und sieh die Fotos wirklich durch: ein gespeichertes, nie geöffnetes Bild ist das Schlechteste aus beiden Welten. Wenn du dich zu diesen drei Punkten nicht verpflichten kannst, lass den Fotomodus aus. Dass PIN allein der Standard ist, hat einen Grund.
