Irgendwer geht immer durch die Hintertür.
Eine vergessene Ausstempelung hinterlässt eine offene Zeile, aus der nie eine Lohnabrechnung wird. Die meisten Programme schliessen so eine Zeile einfach selbst und machen weiter — und damit wird aus einer Schätzung stillschweigend ein bezahlter Lohn. Shiftavo fragt erst dreimal einen Menschen. Und wenn doch einmal automatisch geschlossen wird, steht das auf der Zeile, und niemand kann sie freigeben, bevor eine Person die Zeit geprüft hat. Das ist die ganze Idee: jede Stufe der Leiter ist ein schwächerer Beleg als die darunter. Also laufen die günstigen Stufen zuerst, und die automatische kommt zuletzt, ist optional und nie das letzte Wort.
Drei Stufen, genau in dieser Reihenfolge.
Jede Stufe fragt einen Menschen. Die Antwort einer Person ist immer der bessere Beleg als eine vom System geschriebene Zeit.
Eine Erinnerung, solange sich das noch richten lässt.
Ist das geplante Schichtende plus deine Toleranz vorbei und die Zeile immer noch offen, kommt genau eine Push-Meldung: 'Noch eingestempelt — Ausstempeln vergessen?' Ein Tipp darauf stempelt sofort aus oder öffnet die Korrektur. Eine Meldung pro Stempelung, mehr nie — kein Nachbohren, und nichts für Schichten, die länger als eine Woche her sind.
Die nächste Stempelung stellt die Frage.
Nach ein paar Stunden blockiert eine offene Stempelung das nächste Einstempeln nicht mehr. Stattdessen fragen Kiosk und App 'Wann hast du Schluss gemacht?' für die alte Schicht — und starten die neue so oder so normal. Am Kiosk steht die Antwort hinter der PIN und gilt damit als eigene Bestätigung, nicht als Rekonstruktion durch den Manager.
Das Auffangnetz — nur wenn du es einschaltest.
Standardmässig aus. Eingeschaltet schliesst ein stündlicher Lauf Zeilen, deren Schicht länger als deine Wartezeit her ist und die niemand freigegeben hat. Geschrieben wird das geplante Ende plus dein Zuschlag — nie 'jetzt', denn das würde Stunden erfinden, die niemand geltend macht.
Eine markierte Schätzung, nie ein Nachweis.
Das ist der Unterschied zwischen einer automatischen Ausstempelung, die du vertreten kannst, und einer, die du nicht vertreten kannst.
Die Zeile trägt eine orange Markierung.
'Automatisch ausgestempelt — prüfen' steht auf der Zeile im Stundenrapport, solange die Markierung gesetzt ist. Kein dezenter Farbton, den man sich abgewöhnt zu sehen, sondern ein Zustand der Zeile — sichtbar für jede Person, die die Woche öffnet.
Keine Freigabe, bevor ein Mensch hingesehen hat.
Die Freigabe wird abgelehnt: 'Freigabe nicht möglich — die Ausstempelung wurde automatisch erfasst. Bitte zuerst prüfen oder korrigieren.' Das gilt auch für Betriebe mit vollautomatischer Freigabe. Eine Schätzung der Maschine erreicht den Lohnlauf nie von allein.
In der Zwischenzeit wird nichts gutgeschrieben.
Die Zeile bleibt geplant, nicht bestätigt. Kein Zeitausgleich wird gebildet, keine automatische Freigabe läuft. Der Lauf tut genau das Nötigste, um die Zeile zu schliessen, und hört dort auf.
Drei Wege hinaus, jeder davon ein Mensch.
Eine echte, nachträglich eintreffende Ausstempelung überschreibt die Schätzung. Ein Manager korrigiert die Zeit. Oder jemand bestätigt die Stunden so, wie sie stehen — Bestätigen ist Zustimmen, und genau dann werden die Stunden gutgeschrieben. Jeder der drei Wege löscht die Markierung.
Ein Montag, der schiefging.
Montag 08:00. Lena stempelt am Kiosk an der Theke für ihre Schicht von 08:00 – 16:00 ein. Um 16:00 geht sie hinten hinaus, ohne auszustempeln. Um 16:15 läuft die Toleranz ab und sie bekommt eine Push-Meldung. Ihr Handy liegt in der Tasche.
Dienstag 09:00. Sie tippt am Kiosk ihre Kachel für die nächste Schicht an. Der Kiosk fragt: 'Du bist seit Mo 08:00 noch eingestempelt — wann hast du Schluss gemacht?' Antwortet sie, endet die Geschichte hier: die PIN-geprüfte Antwort schliesst den Montag als ganz normale Ausstempelung. Nehmen wir an, sie wischt weg und beginnt ihre Schicht.
Dienstag 17:00. Der Lauf startet. Der Montag ist 25 Stunden her, mehr als die 24 Stunden Wartezeit, und die Zeile ist nicht freigegeben — also wird sie auf 16:30 geschlossen (geplantes Ende plus 30 Minuten Zuschlag) und markiert. Nichts wird gutgeschrieben, keine Meldung verschickt. Um 17:05 öffnet Marek den Stundenrapport und sieht 08:00 – 16:30 mit der orangen Prüf-Markierung; die Freigabe wird abgelehnt. Um 17:10 fragt er Lena, sie ging um 16:05, er korrigiert. Die Markierung fällt weg, die Stunden werden gutgeschrieben, die Zeile gibt er frei wie jede andere.
Vier Einstellungen, alle bei dir. Der Schalter selbst (aus), wie lange gewartet wird (24 Stunden), wie viel auf das geplante Ende addiert wird für Betriebe, in denen Überziehen normal ist (0 Minuten), und ab wann eine offene Stempelung die nächste nicht mehr blockiert (4 Stunden). Die beiden Zahlen erscheinen erst, wenn der Schalter an ist.
